Voditi više smještajnih jedinica zahtijeva bolju organizaciju i točno određen sustav. Otkrijte jednostavne korake uz koje ćete uskladiti sve upute na jednom mjestu, smanjiti broj nepotrebnih pitanja i osigurati da gosti uvijek dobiju točne odgovore.
Dok upravljate jednim apartmanom, promijeniti Wi-Fi lozinku ili uputu za parking uglavnom nije velik posao. Kod više apartmana stvari brzo postaju složenije.
Jedna promjena može značiti uređivanje poruke za goste, papira u apartmanu, kućnog reda, uputa za dolazak i informacija koje gostima ostavljate u apartmanu. Ako se samo jedno od tih mjesta zaboravi ažurirati, gost može dobiti informaciju koja više nije točna.
Problem zato najčešće nije u tome što informacije nemate, nego što ih držite na previše različitih mjesta.
Nisu sve informacije iste za svaki objekt.
Možda svi apartmani imaju isto vrijeme check-ina i isti kontakt domaćina, ali svaki ima drugu Wi-Fi lozinku, parkirno mjesto ili način ulaska. Dobro je zato informacije podijeliti u dvije skupine.
Prva su one koje vrijede za sve apartmane, primjerice:
Druga skupina odnosi se na pojedini apartman:
Takva podjela olakšava ažuriranje jer odmah znate utječe li neka promjena na sve goste ili samo na jednu smještajnu jedinicu.
Velik dio komunikacije s gostima često se ponavlja. Zato je praktično imati spremljene predloške poruka za dolazak, check-in ili odlazak.
Problem nastaje kada se ti predlošci ne ažuriraju.
Promijenili ste lokaciju ključa, ali u staroj poruci još uvijek piše prethodna uputa. Ili ste dogovorili novo parkirno mjesto, ali gost dobije poruku koju ste koristili prošle sezone.
Kad god se promijeni nešto što gost treba znati, provjerite pojavljuje li se ta informacija i u porukama koje redovito šaljete.
Gosti često prvi otkriju da neka informacija nije dovoljno jasna ili više nije točna.
Ako vas nekoliko gostiju pita gdje se sada nalazi spremnik za otpad, iako ste sigurni da ste to negdje napisali, vrijedi provjeriti je li uputa još uvijek aktualna i dovoljno precizna, ali i nalazi li se na mjestu na kojem će je gost stvarno primijetiti kada mu zatreba.
Isto vrijedi za poruke poput:
„Ne mogu pronaći Wi-Fi lozinku.“
„Gdje je točno naše parkirno mjesto?”
„Gdje mogu pronaći upute za korištenje klime?”
Takva pitanja ne moraju uvijek značiti da informacija nedostaje. Možda ju je gost dobio nekoliko dana prije dolaska, nakon čega su se nakupile druge poruke, ili je zapisana na mjestu na kojem je ne očekuje tražiti. Ako se isto pitanje ponavlja, vrijedi provjeriti ne samo što ste napisali, nego i kada i gdje gost tu informaciju dobiva.
Osim što ćete reagirati kada primijetite da neka informacija više nije točna, korisno je odrediti dva ili tri termina tijekom godine kada ćete sve važne podatke pregledati.
To može biti prije početka sezone, usred najprometnijeg razdoblja i nakon završetka sezone. Tako ćete redovito provjeriti ono što se u međuvremenu moglo promijeniti, bez potrebe da stalno prolazite kroz svaki apartman i svaku informaciju.
Posebnu pažnju pritom obratite na informacije koje se češće mijenjaju, poput radnog vremena trgovina, sezonskih restorana, cijena parkinga ili preporuka za sadržaje u okolici. Ono što je vrijedilo početkom sezone ne mora nužno biti aktualno nekoliko mjeseci kasnije. Restoran koji ste preporučivali prošlog ljeta možda više ne radi, a trgovina koja je bila otvorena do 22 sata u kolovozu možda u listopadu zatvara puno ranije.
Što je više apartmana kojima upravljate, to je takvu provjeru lakše napraviti ako su informacije objedinjene na jednom mjestu i ne morate tražiti njihove različite verzije po porukama, papirima i smještajnim jedinicama.
U Sugestiu možete na jednom mjestu držati informacije o smještaju, upute, kontakte i preporuke za destinaciju, dok gost digitalnom vodiču pristupa putem linka ili QR koda.
Informacije možete rasporediti po temama, tako da gost u svakom trenutku može u nekoliko klikova pronaći ono što mu treba, bilo da traži Wi-Fi podatke, upute za korištenje uređaja, pravila boravka ili preporuke iz okolice.
Ako u apartmanu imate fizički postavljen QR kod koji vodi do vodiča, on ostaje isti i nakon što promijenite sadržaj. To znači da kod svake nove promjene ili nove preporuke ne morate izrađivati novi QR kod niti ponovno ispisivati materijale za apartman.
Promjenu jednostavno unesete u Sugestio, a ažurirana informacija gostu je dostupna čim ponovno otvori vodič. Umjesto uređivanja više papira, traženja starih verzija i obilaska apartmana, potrebne izmjene možete napraviti u svega nekoliko minuta.
Na taj je način lakše održavati informacije aktualnima bez obzira upravljate li s nekoliko smještajnih jedinica ili većim brojem apartmana, a gost tijekom cijelog boravka ima jednostavan pristup informacijama koje ste posljednje ažurirali.
Kako gostima unaprijed poslati prave informacije za jednostavniji dolazak? Saznajte što poslati prije check-ina i kako organizirati sve važne informacije na jednom mjestu.
QR kod u apartmanu može gostu znatno olakšati pristup važnim informacijama tijekom boravka. Saznajte gdje ga je najbolje postaviti, što gost treba pronaći nakon skeniranja te kako uz Sugestio digitalni vodič objediniti upute, preporuke i dodatne usluge na jednom mjestu.
Jesu li klasične mape u smještaju stvar prošlosti? Otkrijte zašto gosti radije biraju digitalni vodič te kako iznajmljivači mogu jednostavno ažurirati Wi-Fi, kućni red i preporuke u samo par klikova.